Dokumente und E-Mails archivieren

Digitalisierung ist viel mehr als nur Papier einzuscannen und irgendwo auf dem Computer abzulegen. Aber in Zeiten, in denen immer mehr Dokumente nicht mehr auf Papier, sondern nur noch elektronisch bereitgestellt werden, sollte man sich überlegen ob es nicht sinnvoll wäre, das wenige Papier, das einen erreicht, einzuscannen anstatt die PDFs, die man aus Portalen herunterladen muss oder die per E-Mail im Postfach laden, auszudrucken und abzuheften.

So einfach wie das klingt, so komplex gestaltet sich dieses Thema. Und zwar nicht nur im Firmenumfeld. Denn ohne Datensicherung wird es auch zu Hause doof, wenn der Rechner auf einmal nicht mehr will oder der Trojaner die Festplatte verschlüsselt hat und die wichtigen Dokumente einfach weg sind. Im Firmenumfeld kommen noch Berechtigungen hinzu, denn der Mitarbeiter aus dem Lager soll doch sicher keinen Zugriff auf die Personalakte der Sekretärin haben. Früher befanden sich diese Dokumente schließlich auch verschlossen im Schrank der Personalabteilung. Oft sollte man mit der Einführung eines solchen Systems auch den ein oder anderen Geschäftsprozess unter die Lupe nehmen und anpassen. Das alles erfordert einiges an Planung im Vorfeld. Die Einführung selbst muss auch Stück für Stück erfolgen, denn einfach den Schalter umlegen kann man nicht.

​Vor ein paar Jahren habe ich ecoDMS und ecoMailz entdeckt und habe endlich Ordnung auf meinem Rechner. Grund genug, diese Software auch meinen Kunden zu empfehlen und dort einzurichten.