Kontakt

Steffen Schmitt EDV-Systeme
Bunsenstraße 9/3
69207 Sandhausen

Telefon: +49 (6224) 827190
Telefax: +49 (6224) 827192

E-Mail: post@steffenschmitt.net (Ticketsystem)

Wenn ich einmal, in sehr dringenden Fällen, nicht erreichbar sein sollte, dürfen Sie gerne meinen Geschäftspartner kontaktieren:

Michael Ingensand
InWoReCon OHG, Hockenheim
Telefon: +49 (6205) 2923874

Ticketsystem und Spielregeln

Stellen Sie sich vor, Sie bekommen Anfragen per E-Mail, werden angerufen, über WhatsApp angechattet oder unterwegs angesprochen. Sie merken, das kann schnell unübersichtlich werden. Vor allem wenn es darum geht "wer war denn zuerst und muss ich eventuell priorisieren?".

Um die Anfragen einigermaßen der Reihenfolge nach abarbeiten und priorisieren zu können, habe ich mich für das Ticketsystem entschieden. Das macht mir das Leben einfacher. Und am einfachsten wird es, wenn Sie es direkt für Ihre Anfrage nutzen.

Sie haben die Möglichkeit, sich selbst in dem System zu registrieren, dort einzuloggen und eine Übersicht über die offenen und geschlossenen Vorgänge zu erhalten. Aber es genügt auch völlig, wenn Sie E-Mails schreiben und beantworten.

Mit einer neuen E-Mail an post@steffenschmitt.net wird automatisch ein Ticket generiert. Bitte wählen Sie einen aussagekräftigen, kurzen Betreff. Sie müssen keinen Roman in die Betreffzeile schreiben, aber "PC" oder "Problem" wäre etwas zu allgemein gehalten. Im Text beschreiben Sie alles genauer und hängen gerne auch Dateien oder Screenshots an.

Sie erhalten kurz nach dem Versenden eine Antwort, dass das Ticket angelegt wurde und welche Nummer es bekommen hat. In dieser Mail finden Sie auch den Link zum Ticketsystem, in das Sie sich einloggen können, wenn Sie das möchten.

Warten Sie nun auf meine Antwort oder, wenn ich zu lange brauche oder Ihnen noch etwas einfällt, antworten Sie auf diese automatisch generierte E-Mail. Löschen Sie nicht die Ticketnummer aus der Betreffzeile, sonst kann das System die Antwort nicht mehr zuordnen und, Sie ahnen es, generiert ein neues Ticket. 

Schreiben Sie zum selben Vorgang bei Rückfragen oder Hinweisen bitte keine neue E-Mail. Eine neue E-Mail generiert ein weiteres Ticket, damit wird die Sache wieder unübersichtlich.

Bitte generieren Sie für jedes Problem bzw. für jede Anfrage ein eigenes Ticket. Angenommen der eine PC hat Probleme mit den Windows-Updates und für einen neuen Mitarbeiter wird ein neuer Bildschirm benötigt, bitte zwei Tickets erstellen. Das Updateproblem kann man schnell und kurzfristig per Fernwartung hinbekommen. Bei dem Bildschirm geht es wahrscheinlich einige Male hin und her. So bekomme ich das eine schnell abgehakt und abhaken macht Spaß! Anders hätte ich offene Tickets und müsste jedes Mal erst überlegen, was denn von den Dingen, die auf einer Seite Fließtext beschrieben wurden, eigentlich schon erledigt ist und was nicht.

Wenn Sie mehrere E-Mail-Adressen besitzen, schicken Sie bitte Ihre Anfragen stets mit derselben. Beim ersten Kontakt generiert das System für Sie einen neuen Benutzer. Würden Sie mit unterschiedlichen Adressen arbeiten bekäme, ich keine Übersicht über alle Ihre offenen Anfragen, sondern müsste immer erst alle Ihre Benutzer durchschauen.

Bitte sehen Sie davon ab, Anfragen per WhatsApp zu schicken. Sie sparen vielleicht maximal eine Minute im Gegensatz zum Verfassen einer kurzen E-Mail. Ich werde aber nicht über WhatsApp antworten, sondern über das Ticketsystem. Um aus der Nachricht ein Ticket zu erstellen, benötige ich drei Minuten. In dieser Zeit hätte ich Ihre Anfrage schon bearbeiten können.

Und wenn bei Ihnen gar nichts mehr funktioniert und Sie kein Ticker mehr schreiben können, greifen Sie natürlich zum Telefon.

Vielleicht können Sie sich jetzt ein wenig in meine Lage versetzen. Und in die anderer Firmen, die richtig groß sind und bei denen ganze Teams die Anfragen bearbeiten. Ohne Ticketsystem wären sie verloren. Aber die Kunden können helfen, indem sie die hier beschriebenen Dinge beachten. Denn zu 90% gelten diese bei jedem Ticketsystem.